Quy định làm việc của Văn phòng Công ty

Attention: open in a new window. PDFPrintE-mail

Toàn văn

 

QUY ĐỊNH

LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY

(Ban hành kèm theo Quyết định 17/HĐQT-STJSCo ngày 23/6/2005

của Hội đồng quản trị Công ty)

 

Phần I: Mục đích

       Để đảm bảo cho các hoạt động điều hành của Công ty được thông suốt, phát huy dân chủ và tính tự nguyện, tự giác của mỗi CBCNVC, góp phần tích cực vào việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác, quản lý điều hành của Công ty.

Phần II: Nội dung chính

Chương I:

Những quy định chung

 

Điều 1: Phạm vi điều chỉnh

- Quy định này quy định chế độ trách nhiệm, nguyên tắc làm việc và trình tự giải quyết công việc của các phòng chức năng, các cá nhân thuộc cơ quan Văn phòng Công ty.

Điều 2:  Đối tượng áp dụng:

- Quy định này được áp dụng đối với các đơn vị, cá nhân thuộc Văn phòng Công ty bao gồm: Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, các phòng ban chức năng Công ty.

Điều 3:   Trong quy định này     

1. Lãnh đạo Công ty bao gồm: Các thành viên HĐQT, TGĐ và các Phó Tổng Giám đốc.

2. Các phòng ban Công ty, Xí nghiệp, Chi nhánh, Cửa hàng trực thuộc Công ty gọi chung là đơn vị, Trưởng phòng ban chức năng công ty, Giám đốc các Xí nghiệp, Chi nhánh trực thuộc Công ty gọi chung là Trưởng đơn vị.

3. Phó Tổng Giám đốc phụ trách công tác Tổ chức hành chính là Thủ trưởng cơ quan Văn phòng Công ty.

Chương II :

Nguyên tắc và chế độ trách nhiệm

 

Điều 4   Chế độ Trách nhiệm

1. Tổng giám đốc Công ty là người đại diện theo Pháp luật, chịu trách nhiệm trước HĐQT Công ty và trước pháp luật về điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty theo mục tiêu, kế hoạch, phù hợp với điều lệ tổ chức hoạt đồng và các quyết định, quy định, quy chế Công ty và của TCT.

2. Phó Tổng Giám đốc là người giúp TGĐ điều hành Công ty theo phân công và uỷ quyền của TGĐ, chịu trách nhiệm trước TGĐ về kết quả thực hiện nhiệm vụ được phân công hoặc uỷ quyền.

3. Phó Tổng Giám đốc thường trực là người thay mặt TGĐ điều hành công việc trong thời gian TGĐ đi vắng.

4. Kế toán trưởng Công ty kiêm trưởng phòng Tài chính kế toán có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác TC-KT, giúp TGĐ giám sát công tác TC-KT trong Công ty theo quy định của Pháp luật về Tài chính, Luật kế toán, chuẩn mực kế toán, chịu trách nhiệm trước TGĐ và Pháp luật về nhiệm cụ được phân công hoặc uỷ quyền.

5. Các phòng chuyên môn nghiệp vụ có chức năng tham mưu giúp việc cho lãnh đạo Công ty, trong quản lý điều hành công việc và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Công ty về hiệu quả, chất lượng, tiến độ công việc được giao.

6. CBCNV chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về chất lượng, hiệu quả của từng công việc được giao, ngoài ra còn phải chấp hành sự điều động, phân công công tác của lãnh đạo Công ty.

Điều 5:   Nguyên tắc và chế độ làm việc

1. Nguyên tắc:

- Căn cứ chức năng, nhiệm vụ được phân công, Trưởng các phòng ban chức năng có nhiệm vụ soạn thảo các quy định, các quy chế quản lý theo lĩnh vực mình phụ trách, trình lãnh đạo Công ty quyết định, Trưởng các phòng ban chức năng cũng là người tổ chức thực hiện.

- Xử lý công việc theo nguyên tắc chủ động, bàn bạc, tham khảo trao đổi ý kiến với các phòng chức năng, cá nhân có liên quan để giải quyết và tự chịu trách nhiệm.

- Một người một đơn vị được giao nhiều việc, một việc chỉ giao cho một đơn vị hoặc một người chịu trách nhiệm chính.

- CBCNV các phòng chức năng khi có yêu cầu của Lãnh đạo làm việc về công việc chuyên môn phải trao đổi xin ý kiến Trưởng phòng trước khi làm việc.

- Thời gian làm việc 08 giờ/ngày và 5,5 ngày trong tuần (Trừ ngày được nghỉ làm việc theo quy định của Pháp luật và hướng dẫn của Tổng Công ty)

2. Chế độ làm việc

- Tổng Giám đốc điều hành công việc theo chế độ Thủ trưởng, trên cơ sở đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ và cá nhân tự chịu trách nhiệm.

- Phó Tổng Giám đốc chủ động giải quyết công việc theo lĩnh vực được phân công khi giải quyết nếu liên quan đến công việc của Phó Tổng Giám đốc khác phụ trách, thì phải phối hợp để cùng giải quyết, trường hợp có ý kiến khác nhau thì báo cáo TGĐ xem xét giải quyết.

- Giám đốc các Xí nghiệp báo cáo lên các Phòng ban nghiệp vụ, các phòng ban căn cứ tình hình giải quyết, quá thẩm quyền báo cáo lên lãnh đạo Công ty.

- Lãnh đạo Công ty giải quyết công việc hàng ngày trên cơ sở báo cáo thông tin cuả các phòng chức năng, những vấn đề quan trọng phức tạp, họp bàn lấy ý kiến để quyết định, khi cần thiết Lãnh đạo Công ty làm việc trực tiếp với Trưởng phòng, hoặc cán bộ, chuyên viên liên quan để giải quyết xử lý công việc.

- Hàng tháng Ban Tổng Giám đốc họp kiểm điểm việc thực hiện kế hoạch tháng và nhiệm vụ tháng sau, hàng tuần giao ban kiểm điểm công việc tuần.

- Khi TGĐ đi vắng, TGĐ uỷ quyền cho Phó TGĐ thường trực giải quyết công việc trong thời gian được uỷ quyền và chịu trách nhiệm trước TGĐ về những quyết định trong thời gian trên.

*  Đối với các Trưởng phòng chức năng: 

- Quản lý phân công kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của CBNV thuộc quyền quản lý, hàng tháng nhận xét, đánh giá mức độ hoàn thành, phân loại để trả lương.

- Trưởng phòng chủ động tổ chức thực hiện nhiệm vụ, chủ động bàn bạc với các phòng chức năng, cá nhân có liên quan để quyết định và tự chịu trách nhiệm về hiệu quả công việc.

* CBNV các Phòng ban: 

- Phải hoàn thành đầy đủ, có hiệu quả về số lượng, chất lượng công việc do Trưởng phòng hoặc lãnh đạo Công ty trực tiếp phân công và tự chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện công việc của mình.

- Phải xử lý công việc đến cùng, nếu không giải quyết được phải  báo cáo cấp trên trực tiếp quản lý tiếp tục giải quyết.

- CBCNV cần nghỉ việc để giải quyết công việc riêng phải xin phép Trưởng phòng chức năng được phép giải quyết cho CBCNV thuộc quyền nghỉ việc tại chỗ không hưởng lương 01 ngày trong một năm, nếu có nhu cầu nghỉ việc với số ngày nhiều hơn thì tiến hành thủ tục xin nghỉ theo quy định hiện hành.

 

Chương III :

Chương trình và kế hoạch công tác

 

Điều 6: Các loại chương trình và kế hoạch công tác:

- Công ty có chương trình công tác tuần, tháng và kế hoạch công tác Quý, 6 tháng, năm và kế hoạch dài hạn.

- Các phòng có chương trình công tác tháng, tuần gửi cho Thủ trưởng cơ quan Văn phòng Công ty, Thủ trưởng cơ quan Văn phòng Công ty xin ý kiến chỉ đạo của TGĐ ký chỉ đạo thực hiện.

- Các cá nhân có chương trình công tác tuần.

- Chương trình công tác là những công việc cụ thể được đề ra trong ngày, tuần, tháng, co thời hạn hoàn thành cụ thể.

- Kế haọch công tác quý, năm, dài hạn Phó Tổng phụ trách lĩnh vực chỉ đạo các phòng lập kế hoạch của Công ty, phòng KH-KD& phát triển thị trường tập hợp trình TGĐ phê duyệt.

- Thủ trưởng cơ quan Văn phòng Công ty căn cứ vào chương trình công tác của Phòng, ban, cá nhân để đôn đốc việc thực hiện.

 

Chương IV:

Tiếp nhận và xử lý tài liệu bí mật nhà nước gửi đến

 

Điều 7:   Tiếp nhận và xử lý văn bản

- Phòng Tổ chức hành chính phải chịu trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến, vào sổ công văn đến, trình Lãnh đạo xem xét và xử lý theo quy định. Sau khi lãnh đạo Công ty xử lý, phòng TCHC chịu trách nhiệm chuyển văn bản đến các đơn vị (có sổ giao nhận) Văn bản được giao trong ngày làm việc.

Điều 8 :  Chuyển Công văn giấy tờ

- Các loại văn bản phát hành ngoài cơ quan Công ty do Phòng TCHC Công ty phát hành và lưu trữ.

- Các văn bản xin ý kiến Lãnh đạo Công ty và văn bản gửi các phòng do các phòng phát hành, lưu trữ và lưu giữ 01 bản tại phòng TCHC văn bản phải được vào sổ theo dõi.

Điều 9 : Giao nhận, vận chuyển Tài liệu bí mật Nhà nước

- Những tờ trình để HĐQT phê duyệt, công văn xin ý kiến của các Phòng chức năng thời gian xem xét không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản.

- Những văn bản của các Xí nghiệp, Cửa hàng gửi về xin ý kiến chỉ đạo của Công ty nếu thuộc thẩm quyền giải quyết của các Phòng, các Phòng chức năng trực tiếp giải quyết không quá 02 ngày làm việc, kể từ khi nhận được văn bản.

- Trường hợp vì một lý do nào đó Trưởng phòng chức năng chưa xử lý được phải báo cáo với lãnh đạo Công ty phụ trách lĩnh vực đó để giải quyết.

- Căn cứ vào phân cấp quản lý các Phòng chức năng có trách nhiệm bảo quản và lưu trữ các tài liệu, văn bản theo quy định hiện hành.

 

Chương V :

Soạn thảo ban hành văn bản

 

Điều 10:   Soạn thảo, kiểm tra văn phòng trình ký văn bản:

10.1.  Soạn thảo:

- Các văn bản Công ty ban  hành là những văn bản hành chính thông thường, mang tính chất thực thi các chủ  trương chính sách, chế dộ, Nghị quyết, Quyết định của Nhà nước, của TCT và của Công ty.

- Công  văn, chỉ thị  Quyết định, hướng dẫn thực hiện các văn bản của cấp trên. Các phòng chức năng căn cứ nhiệm vụ được giao chủ động soạn thảo trình lãnh đạo Công ty xem  xét, phê duyệt ký ban hành..

- Quy chế, Quy định, phòng ban chức năng được giao nhiệm vụ chủ  trì soạn thảo đề cương, báo cáo lãnh đạo Công ty phụ trách lĩnh vực xin ý kiến chỉ đạo để tiếp tục hoàn thiện, sau khi có dự tháo văn bản gửi lấy ý kién góp ý đối với các phòng ban chức năng để hoàn chỉnh dự thảo trình lãnh dạo Công ty ký ban hành.

- Tờ trình HĐQT Công ty Tổng giám đốc ký hoặc uỷ quyền cho Phó TGĐ phụ trách lĩnh vực ký.

- Tờ trình TGĐ các Phòng chủ động soạn thảo văn bản theo chức năng, nhiệm    vụ được phân công, Trưởng phòng trình ký.

- Phòng Tổ chức hành chính có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc soạn thảo văn bản đúng thời hạn. Đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo hoặc tham gia góp ý nếu chậm trễ mà không có lý do chính đáng, tuỳ theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật.

10.2.  Trình ký:

- Sau khi hoàn chỉnh dự tháo văn bản, Trưởng phòng chức năng ký nháy, trình lãnh đạo Công ty ký theo lĩnh vực, thẩm quyền giải quyết của Lãnh đạo Công ty. Trường hợp người phụ trách lĩnh vực đi vắng nếu cần thiết báo cáo TGĐ xin ý kiến chỉ đạo, không được trình ký người không phụ trách lĩnh vực.

- Cán bộ, Chuyên viên không được phép trực tiếp trình lãnh đạo Công ty ký các văn bản, trường hợp cần thiết được phép của Lãnh Công ty nhưng  vẫn phải tuân thủ theo các quy trình trên.

10.3.  Thẩm quyền ký

- Chủ tịch HĐQT ký các văn bản theo nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Điều lệ Quy chế  Tổ chức và hoạt động của HĐQT tại QĐ số 23 HĐQT/STJSCo ngày 24/8/2004.

- TGĐ ký các văn bản theo nhiệm vụ, quyền hạn được HĐQT Công ty quy định.

- Phó TGĐ ký thay TGĐ các văn bản xử lý những vấn đề cụ thể theo lĩnh vực được phân công, ngoài ra tuỳ trường hợp TGĐ sẽ uỷ quyền ký thay các văn bản cụ thể.

- Kế toán trưởng Công ty ký các văn bản liên quan đến hoạt động tài chính Kế toán theo phân cấp quản lý Tài chính của Công ty. Phó kế toán trưởng Công ty ký thừa uỷ quyền các văn bản quy định cho Kế toán trưởng khi Kế toán trưởng đi vắng và được uỷ quyền  cụ thể.

- Trưởng các phòng chức năng được TGĐ uỷ quyền ký thừa lệnh và đóng dấu Công ty một số văn bản có tính chất chuyên ngành. .

- Trưởng phòng TCHC kyd thừa lệnh các văn bản có tính chất hướng dẫn chế độ chính sách, thông báo các cuộc họp , các loại giấy mời, giấy giới thiệu liên hệ công tác, lệnh điều xe và một số văn bản khác khi lãnh đạo Công ty có uỷ quyền cụ thể.

- Phó phòng TCHC ký thừa uỷ quyền các văn bản quy định cho Trưởng phòng TCHC khi Trưởng phòng đi công tác vắng.

 

Chương VI:

Tổ chức hội họp tiếp khách

Điều 11:   Tổ chức hội họp

- Cuộc họp do Lãnh đạo Công ty chủ trì. Đơn vị được giao có trách nhiệm chuẩn bị về nội dung, tài liệu, số người tham gia, thời gian, Phòng TCHC có trách nhiệm tổ chức phục vụ, Thủ trưởng Văn phòng Công ty đôn đốc kiểm tra.

- Các phòng chức năng có nhu cầu tổ chức họp mà nội dung có liên quan đến các Xí nghiệp, Chi nhánh, Cửa hàng thuộc Công ty phải được lãnh đạo Công ty đồng ý và đăng ký với Phòng TCHC.

- Để chuẩn bị các điều kiện phục vụ cho cuộc họp, người chủ trì cuộc họp do Lãnh đạo Công ty quyết định, các đơn vị chủ động phối hợp giải quyết công việc, thực hành tiết kiệm.

- Người chủ trì cuộc họp phải có kết luận, các cuộc họp do l•nh đạo Công ty chủ trì, tuỳ tính chất, nội dung cuộc họp, Phòng TCHC thông báo kết quả nội dung các cuộc họp đến các Xí nghiệp, Chi nhánh, cửa hàng trực thuộc để triển khai thực hiện.

Điều 12:   Tiếp khách

- Phòng TCHC bố trí cán bộ làm nhiệm vụ thường trực, đón khách và chỉ dẫn khách đến Công ty liên hệ công tác.

- Khách có nhu cầu làm việc với lãnh đạo Công ty hoặc các phòng chức năng Công ty. người làm nhiệm vụ thường trực, đón khách phải đặt vấn đề để khách trình bày về mục đích, nội dung, người cần gặp, thời gian làm việc đăng ký với Phòng TCHC để Phòng báo cáo lãnh đạo Công ty hoặc thông báo cho các Phòng chức năng chủ động đón tiếp và giải quyết công việc có hiệu quả.

 

Chương VII:

Đi công tác

 

Điều 13:  Đi công tác

- Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc Công ty đi công tác, các Phòng chức năng được giao nhiệm vụ, chuẩn bị liên quan và các điều kiện phục vụ để chuyến đi công tác đạt hiệu quả.

- Trưởng, Phó phòng, chuyên viên các Phòng ban đi công tác phải có chương trình, kế hoạch, nội dung cụ thể, báo cáo Lãnh đạo Công ty phê duyệt.

- Người được cử đi công tác, phải chuẩn bị nội dung, xin ý kiến của người uỷ quyền để phát biểu, không phát biểu với tư cách cá nhân, kết thúc chuyến công tác phải báo cáo kết quả với người uỷ quyền.

- Cấm mọi hành vi lợi dụng chức năng, quyền hạn để vụ lợi cá nhân trong việc đi công tác và gây khó dễ cho đơn vị. Chế độ công tác phí thực hiện theo quy định.

 

Chương VIII :

Công tác bảo vệ trật tự, trị an, chế độ thông tin

 

Điều 14:   Đối với các phòng chức năng

- Có trách nhiệm quản lý, giữ gìn, bảo vệ toàn bộ tài sản, máy móc, trang thiết bị, hồ sơ tài liệu làm việc của phòng mình..

* Đối với lực lượng bảo vệ Công ty

- Kiểm tra, việc chấp hành giờ giấc làm việc, đeo thẻ của CBCNV cơ quan, tổ chức việc tuần tra canh gác, nếu có hiện tượng, phát hiện hành vi, vi phạm thì phải có ngay biện pháp ngăn ngừa, đồng thời báo cáo Thủ trưởng trực tiếp quản lý giải quyết.

- Kết hợp với lực lượng an ninh, Công an địa phương, nơi cơ quan đóng trụ sở và lực lượng dân phòng, thực hiện tốt công tác an ninh đường phố.

Điều 15:  Tiếp nhận, lưu giữ và chuyển thông tin.

- Cán bộ, nhân viên trong cơ quan Công ty phải có trách nhiệm chấp hành nghiêm chỉnh các quy định khai thác và truy cập thông tin trên mạng tin học (theo quy định riêng của TCT và Công ty)

- Trưởng phòng TCHC Công ty chịu trách nhiệm cung cấp thông tin và phát ngôn với các phương tiện đại chúng, các tổ chức, cá nhân.

 

Chương IX :

Công tác giải quyết khiếu nại tố cáo

 

Điều 16:  Công tác tiếp công dân và giải quyết khiếu nại tố cáo.

- Thực hiện theo Quyết định số 23 HĐQT/STJSCo ngày 24/10/2004 của Chủ tịch HĐQT Công ty quy định việc tiếp côngdân và giải quyết khiếu nại tố cáo.

- Tổng giám đốc Công ty là người trực tiếp tiếp công dân, trường hợp Tổng Giám đốc đi vắng thì Trưởng phòng TCHC là người trực tiếp tiếp công dân và nhận đơn.

Chương X : Văn hoá cơ quan

Điều 17: Thực hiện nếp sông văn minh.

- Thực hiện đeo thẻ trong giờ làm việc, không được tụ tập để bàn tán công việc khác không liên quan đến công việc được giao. Đi nhẹ, nói khẽ, giữ vệ sinh chung nơi công cộng.

- Không được mang đồ ăn, thức uống và thắp hương nơi làm việc.

- Không hút thuốc lá trong Phòng làm việc, Phòng họp, giữ nghiêm kỷ luật phát ngôn.

- Không được sử dụng điện thoại di động đàm thoại trong phòng họp, gọi điện to tiếng ở phòng làm việc.

- Nghiêm cấm mọi hành vi cung cấp thông tin cuả Công ty khi chưa được phép hoặc vì mục đích vụ lợi. Cá nhân vi phạm tuỳ theo mức độ bị xử lý kỷ luật.

 

Chương XI :

Công tác kiểm tra, thực hiện quy dịnh làm việc của Văn phòng công ty

 

Điều 18:  Mục đích kiểm tra.

- Nhằm phát hiện, uốn nắn kịp thời những vướng mắc, sai phạm nảy sinh trong quá trình triển khai để đảm bảo việc thực hiện tốt quy định này.

Điều 19:  Nguyên tắc kiểm tra.

- Kiểm tra phải có kế hoạch, đảm bảo tính công khai, dân chủ, đúng quy định hiện hành, không gây phiền hà, cản trở đến đối tượng kiểm tra. Trường hợp kiểm tra đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty, kết thức kiểm tra phải có kết luận.

Điều 20:   Hình thức kiểm tra.

- Thường xuyên nhằm phục vụ cho công tác quản lý của l•nh đạo, kiểm tra theo kế hoạch và kiểm tra đột xuất.

Điều 21:  Tổ chức kiểm tra báo cáo kết quả.

- Trưởng các phòng chức năng tự kiểm tra việc chấp hành quy chế làm việc của Phòng mình.

- Trưởng phòng TCHC Công ty là đầu mối đôn đốc và kiểm tra thường xuyên việc thi hành quy chế làm việc của các Phòng chức năng Công ty và có quyền đề nghị lãnh đạo Công ty xử lý cá nhân vi phạm quy định trên.

- Thủ trưởng cơ quan Văn phòng Công ty kiểm tra thực hiện quy định của các Phòng chức năng và phân công Trưởng phòng chức năng chủ trì việc kiểm tra chéo các Phòng chức năng thực hiện quy chế.

- Báo cáo kết quả kiểm tra, khi kết thúc kiểm tra người chủ trì phải báo cáo kết quả kiểm tra và kiến nghị xử lý nếu phát hiện có sai phạm.

Điều 22:  Phạm vi áp dụng

- Quy định được thực hiện trong phạm vi Công ty có hiệu lực thi hành kể từ ngày klý ban hành và thay thế cho các quy chế trước đây có cùng nội dung.

Điều 23:  Tổ chức thực hiện

- Trưởng phòng TCHC Công ty có trách nhiệm phổ biến, theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở, tổng hợp tình hình thực hiện quy định làm việc của Văn phòng Công ty báo cáo lãnh đạo Công ty thông qua tại cuộc họp giao ban hàng tuần.

- Trưởng các phòng ban chức năng có trách nhiệm phổ biến, quán triệt quy chế làm việc này tới CBCNV thuộc quyền mình phụ trách, chịu trách nhiệm liên đới nếu cá nhân thuộc quyền mình quản lý vi phạm, đồng thời phản ánh kiến nghị sửa đổi nếu thấy cần thiết.

Điều 24:  Khen thưởng kỷ luật

- CBCNV thuộc Văn phòng Công ty thực hiện tốt quy định sẽ được khen thưởng, nếu vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật theo quy định của Pháp luật và quy định của Công ty.

SIÊU THỊ NỘI THẤT

bhs-demo

 Nội thất Trường học

 bobantuvi1

Nội thất Hàng Sơn PU, Vernier

hpsct 4515

Nội thất tủ, bàn, ghế công nghiệp

tq11

 Ghế da cao cấp

tc314r

 Ghế Hội trường

 gl303

Ghế lưới

sg 14251

Ghế xoay văn phòng

 g02 cb32t

Nội thất Nan (Mạ)

 be 01-i

Nội thất INOX

sf 21  bsf04

Nội thất Sofa

nt 109 - maumoi

Nội thất New Trend

hr bld1800c5bp

Nội thất ROYAL

trang112 -m

Vách ngăn

s120k1dt-tif copy

                   Két sắt

Liên kết

Trang chủ | Liên hệ
Công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà
25 Đại lộ Lê Lợi - Phường Lam Sơn - Tp Thanh hóa
Fax: (037) 855750 Điện thoại: (037) 852230