Quy chế chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban Công ty

Attention: open in a new window. PDFPrintE-mail

Toàn văn

 

QUY CHẾ

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG, BAN TRONG CÔNG TY

(Ban hành kèm theo Quyết định 09/HĐQT-STJSCo ngày 11/8/2008

của Hội đồng quản trị Công ty)

 

Chương I

Những quy định chung

Điều 1:

- Bản quy chế này gồm các điều khoản cơ bản quy định về chức năng nhiệm vụ và quyền hạn, nguyên tắc quản lý và mối liên hệ công tác của các Phòng Ban chức năng; Văn phòng địa diện trong Công ty Cổ phần Thanh Hoa Sông Đà.

Điều 2:  Các Phòng, Ban chức năng Công ty gồm:

- Phòng Tổ chức - Hành chính

- Phòng Kế hoạch - Kinh doanh - Đầu tư

- Phòng Kế toán - Tài chính

- Văn phòng đại diện.

- Tuỳ theo tình hình cụ thể, yêu cầu của nhiệm vụ Sản xuất kinh doanh từng giai đoạn . Hội đồng quản trị có thể chia tách, hợp nhất hoặc thành lập Phòng ban mới

Điều 3: Bộ máy các Phòng Ban bao gồm:

- Bộ máy các Phòng chức năng trong Công ty gồm Trưởng phòng, Phó phòng và các nhân viên nghiệp vụ.

- Trưởng và Phó trưởng phòng do Tổng giám đốc tuyển dụng, bổ nhiệm, miễm nhiệm hay giải quyết từ nhiệm sau khi đã được HĐQT thoả thuận.

- Các chuyên viên, nhân viên nghiệp vụ do Tổng giám đốc tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm và giải quyết từ nhiệm căn cứ theo nhu cầu công tác và đề nghị của Trưởng Phòng.

- Phó trưởng phòng là người trợ giúp Trưởng phòng trong điều hành quản lý tại Phòng do Trưởng phòng phân công.

- Các chuyên viên, nhân viên nghiệp vụ thực hiện các công việc do Trưởng phòng phân công.

 

Chương II

Phòng Tổ chức -  hành chính

 

Điều 4: Chức năng:

* Tham mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Công ty trong về:

- Tổ chức bộ máy và mạng lưới

- Quản trị  nhân sự

- Quản trị văn phòng

- Công tác bảo vệ, an toàn và vệ sinh môi trường .

Điều 5: Nhiệm vụ và quyền hạn:

5.1. Về công tác nhân sự, bộ máy, đạo tạo

- Tham mưu về công tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí, luân chuyển, thi đua, khen thưởng, kỷ luật nhân sự trong toàn Công ty theo đúng luật pháp và quy chế của Công ty.

- Tham mưu tổ chức về phát triển bộ máy, mạng lưới Công ty phù hợp với sự phát triển của Công ty trong từng giai đoạn .

- Xây dựng chiến lược phát triển nguồn vốn nhân lực.

- Tham mưu về quy chế, chính sách trong lĩnh vực tổ chức và nhân sự, thiết lập cơ chế quản trị nhân sự khoa học tiên tiến, tạo động lực phát triển SXKD.

- Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo nguồn nhân lực toàn Công ty đáp ứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn

- Quản lý tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT theo đúng chính sách, chế độ, Pháp luật. Quản lý hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm của CBCNV trong toàn Công ty.

5.2. Về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

- Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bộ Công ty cũng như gửi các cơ quan, các đơn vị bên ngoài.

- Thực hiện công việc lễ tân khánh tiết, đón tiếp khách hàng ngày, tổ chức Đại hội, hội nghị, hội thảo, tiệc liên hoan cấp Công ty.

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.

- Quản lý con dấu Công ty và các loại dấu tên, chức danh của cán bộ trong Công ty, cấp phát và quản lý theo chức năng các loại giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy uỷ nhiệm của Công ty.

- Quản lý phương tiện thông tin liên lạc của Toàn Công ty.

- Quản lý xe con  phục vụ đi công tác theo Quy chế Công ty.

- Quản lý cấp phát văn phòng phẩm làm việc cho văn phòng Công ty theo định mức quy định.

- Quan hệ với các cơ quan địa phương và các đơn vị liên quan trong các vấn đề liên quan đến Công ty về mặt hành chính.

5.3. Công tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường

- Tổ chức, quản lý theo dõi kiểm tra công tác tự vệ, bảo vệ an ninh, an toàn cơ sở, PCCC, bảo hộ lao động, vệ sinh môi trường trong toàn Công ty.

- Quản lý công tác vệ sinh môi trường trong phạm vi toàn Công ty (Nghiên cứu hướng dẫn triễn khai, kiểm tra, xử lý vi phạm )

5.4. Về công tác quản lý tài sản

- Quản lý tài sản phục vụ làm việc của Văn phòng Công ty (tính toán nhu cầu, tổ chức mua sắm, phân phối, cấp phát, định mức sử dụng, bàn giao sử dụng, theo dõi quản lý, sửa chữa, thay thế)

- Quản lý toàn bộ tài sản cố định của Công ty: Nhà cửa, lán trại, kho tàng, sân bãi (Mở sổ sách theo dõi, kế hoạch di tu, bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp)

- Quản lý các hệ thống cấp điện, cấp nước tại các TTTM 25 Lê Lợi và siêu thị 301 cho các đơn vị và các đối tác thuê sử dụng. Quản lý điện năng, lượng nước tiêu thụ và xác định tiền nước, tiền điện của từng đơn vị và các hộ tiêu thụ hàng tháng phải thu cho Công ty.

- Quản lý việc di tu, bảo dưỡng, sửa chữa các tài sản cố định do Công ty trực tiếp quản lý (Trừ các TSCĐ đã giao cho các đơn vị trực thuộc quản lý)

- Quản lý toàn bộ đất đai của Công ty theo các hợp đồng thuê đất và quy định của Pháp luật.

 

Chương III

Phòng Kế hoạch-Kinh doanh - Đầu tư

 

Điều 6:    Chức năng

* Tham mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc về:

- Công tác kế hoạch và chiến lược phát triển Công ty

- Công tác đầu tư và quản lý dự án đầu tư

- Tổ chức hệ thống thông tin kinh tế trong Công ty

- Công tác quản lý kinh tế

- Công tác quản lý kỹ thuật

- Tham mưu cho Tổng giám đốc về nghiệp vụ kinh doanh

- Hỗ trợ kinh doanh cho các Xí nghiệp , Chi nhánh trong Công ty

- Trực tiếp kinh doanh các mặt hàng lớn

Điều 7:

7.1. Về công tác kế hoạch

- Xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn, các kế hoạch tháng, quý, năm

- Giám sát các hoạt động SXKD và tiến độ thực hiện kế hoạch của các Xí nghiệp (Chi nhánh trong toàn Công ty, các doanh nghiệp vốn góp của Công ty.

7.2. Về công tác kinh tế

- Quản lý các Hợp đồng kinh tế (quá trình đàm phán, ký kết, thực hiện, thanh lý Hợp đồng)

- Quản lý các tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên ngành (nghiên cứu, triển khai, áp dụng...)

- Phối hợp với các Phòng, ban khác trong việc xây dựng và áp dụng các định mức kinh tế kỹ thuật, các quy chế nội bộ Công ty.

7.3. Về công tác đầu tư và quản lý dự án

- Nghiên cứu, đề xuất, phương hướng, chiến lược, dự án đầu tư phù hợp với nguồn lực Công ty trong từng giai đoạn phát triển.

- Quản lý dự án đầu tư (quá trình lập, thẩm định, triển khai dự án...)

- Nghiên cứu đề xuất, lựa chọn đối tác đầu tư liên doanh, liên kết

7.4. Về công tác kỹ  thuật

- Nghiên cứu các văn bản Pháp luật, các chế độ chính sách của Nhà nước quy định về công tác quản lý kỹ thuật chất lượng các công trình xây dựng.

- Thường xuyên theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và hướng dẫn các Xí nghiệp thực hiện tốt công tác quản lý chất lượng.

- Thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ kỹ thuật, chất lượng theo quy định.

- Lập sổ sách theo dõi số lượng, chất lượng xe máy, thiết bị và kế hoạch sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn máy móc, thiết bị.

- Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động SXKD

7.5.Việc thông tin kinh tế:

- Xây dựng hệ thốgn thông tin kinh tế của Công ty, đảm bảo việc nắm bắt, xử lý kịp chính xác, phục vụ cho công tác quản lý của Hội đồng quản trị và điều hành của TGĐ Công ty

- Thực hiện nhiệm vụ Trung tâm thông tin kinh tế của Công ty.

- Lập báo cáo biểu thống kê, các báo cáo về tình hình SXKD cho TGĐ và gửi các cơ quan theo quy định của Pháp luật.

7.6. Nghiên cứu phát triển:

- Nghiên cứu tình hình môi trường kinh doanh: các chính sách của Đảng, Nhà nước, hệ thống pháp luật

- Nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh

- Xác lập định hướng chiến lược phát triển toàn diện Công ty, các chính sách phát triển, các kế hoạch dài hạn.

- Xây dựng chiến lược Maketing, chính sách maketting phù hợp với từng giai đoạn phát triển, từng sản phẩm, từng dịch vụ.

- Xây dựng chiến lược phát triển thương hiệu, chiến lược, chiến thuật nâng cao sức mạnh canh tranh của Công ty.

7.7. Về nghiệp vụ  kinh doanh:

- Quản lý các chính sách kinh doanh (quá trình xây dựng các chính sách, triển khai áp dụng, bổ sung hoàn chỉnh...)

- Nghiên cứu phát triển các nghiệp vụ kinh doanh (nghiệp vụ mua, bán, giá cả, hợp đồng kinh tế ), các hình thức thương mại tiên tiến, từng bước đổi mới và hiện đại hoá các nghiệp vụ kinh doanh của Công ty.

- Quản lý thống nhất các nghiệp vụ kinh doanh trong Công ty

- Hỗ trợ kinh doanh cho các Xí nghiệp trong Công ty về thị trường, đối tác kinh doanh, ký kết hợp đồng, cấp hàng nhập khẩu cho các Xí nghiệp, Chi nhánh với các điều kiện tốt nhất để thực hiện nhiệm vụ chung toàn Công ty

7.8. Về trực tiếp  kinh doanh:

- Trực tiếp kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu, các mặt hàng có quy mô doanh thu lớn có tầm quan trọng đối với Công ty.

 

Chương IV

Phòng Kế toán - Tài chính

 

Điều 8 :  Chức năng.

- Tham mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Công ty trong lĩnh vực Tài chính - Kế toán - Tín dụng của Công ty:

- Kểm soát bằng đồng tiền các hoạt động kinh tế trong Công ty theo các quy định về quản lý kinh tế của Nhà nước và của Công ty.

- Quản lý chi phí của Công ty .

- Thực hiện công tác thanh tra tài chính các đơn vị trực thuộc Công ty.

Điều 9 : Nhiệm vụ.

9.1. Công tác tài chính:

1.  Quản lý  Hệ thống kế hoạch tài chính Công ty (Xây dựng, điều chỉnh, đôn đốc thực  hiện, tổng hợp báo cáo, phân tích đánh giá, kiến nghị )

2.  Tổ chức quản lý tài chính tại Công ty , gồm:

- Quản lý chi phí: Lập dự toán chi phí; Thực hiện chi theo dự toán, theo dõi tình hình thực hiện, tổ chức phân tích chi phí của Công ty

- Quản lý doanh thu: Tham gia đàm phán Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng ngoại; Tổ chức nghiệm thu thanh toán, thu hồi tiền bán hàng, theo dõi doanh thu từng hoạt động; Tham gia thanh lý hợp đồng; lập báo cáo thu hồi tiền bán hàng hàng tháng và đột xuất.

- Quản lý tiền: Thực hiện quản lý tài khoản Công ty và giao dịch Ngân hàng, thực hiện các thủ tục đặt cọc, thế chấp của Công ty; Quản lý tiền mặt.

- Quản lý hàng tồn kho: Theo dõi, phản ánh, tổ chức kiểm kê hàng tồn kho theo chế độ; Kiến nghị và tham gia xử lý hàng tồn kho do: chênh lệch, mất, kém phẩm chất.

- Quản lý công nợ: Tổ chức quản lý, thu hồi công nợ phải thu; Quản lý các khoản công nợ phải trả; Dự kiến phương án quản lý nợ khó đòi hoặc nợ không ai đòi;

- Quản lý tài sản cố định và đầu tư xây dựng, đầu tư mua sắm TSCĐ: Tham gia các dự án đầu tư của Công ty ; Quản lý chi phí đầu tư các dự án trên cơ sở Tổng dự toán và quy chế quản lý đầu tư; Quản lý theo dõi, tổ chức kiểm kê TSCĐ; Làm các thủ tục, quyết định tăng giảm TSCĐ; Chủ trì quyết toán dự án đầu tư hoàn thành.

- Quản lý các quỹ DN theo chế độ và Quy chế tài chính của Công ty.

9.2. Công tác tín dụng, công tác hợp đồng

1. Xây dựng kế hoạch huy động vốn trung, dài hạn; kế hoạch tín dụng vốn lưu động để huy động vốn cho nhu cầu đầu tư và SXKD của Công ty .

2. Xây dựng mức lãi xuất huy động và cho vay vốn trong nội bộ Công ty và ngoài Công ty.

3. Dự thảo, đàm phán các hợp đồng tín dụng của Công ty .

4. Làm việc với cơ quan Nhà nước xin cấp ưu đãi đầu tư: Đôn đốc, hướng dẫn và làm thủ tục xin cấp ưu đãi đầu tư cho các dự án thuộc đối tượng được ưu đãi đầu tư.

5. Tham gia đàm phán Hợp đồng theo chức năng: Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng với các đối tác nước ngoài

6. Làm thủ tục thanh toán hợp đồng theo điều khoản hợp đồng

 

9.3. Công tác đầu tư tài chính

1. Dự thảo phương án xử lý các kiến nghị của người đại diện phần vốn góp của  Công ty tại các Công ty con, Công ty liên kết liên quan đến tài chính. Theo dõi, đôn đốc người đại diện vốn của Công ty và Công ty con, Công ty liên kết thực hiện Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông.

2. Nghiên cứu, đề xuất việc đầu tư vốn, bán bớt phần vốn của Công ty tại các Công ty con, Công ty liên kết.

3. Giám sát tình hình sử dụng vốn của Công ty tại các Công ty con, Công ty liên kết.

4. Đôn đốc Công ty con gửi báo cáo kế toán định kỳ và hợp nhất với báo cáo của Công ty  theo quy định.

5. Báo cáo, đánh giá hiệu quả đầu tư vốn vào Công ty con, Công ty liên kết.

 

9.4. Tổ chức, thực hiện công tác kế toán:

1. Tổ chức và thực hiện công tác kế toán tại Công ty , bao gồm:

- Thu thập, xử lý thông tin, chứng từ kế toán theo đối tượng kế toán và nội dung công việc kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán:

- Tổ chức ghi sổ kế toán.

- Lập báo cáo kế toán theo chế độ quy định.

- Lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định của Nhà nước.

- Tổ chức bộ máy kế toán

2. Lập báo cáo kế toán tổng hợp của Công ty.

3. Lập báo cáo đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty.

4. Tổ chức ứng dụng tin học trong công tác kế toán.

9.5. Công tác thuế; Thanh, kiểm tra tài chính; Phân tích hoạt động kinh tế

1. Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp. Phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm Pháp luật về tài chính kế toán tại Công ty.

2. Phân tích báo cáo kế toán hàng quý, năm của Công ty ; Đánh giá và kiến nghị, xử lý.

3. Công tác thanh tra tài chính:

- Thường trực công tác thanh tra.

- Tổ chức thanh tra công tác ký kết, thực hiện hợp đồng kinh tế; Quản lý vốn và tài  sản; Tình hình quản lý doanh thu, chi phí; Việc chấp hành các quy định quản lý tài chính của Nhà nước và Quy chế Công ty .

 

Chương V

Văn phòng Đại diện

 

Điều 10:  Chức năng

-  Đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của Công ty trong quan hệ giao dịch với các đối tác và tổ chức liên quan tại một địa phương có quan hệ với Công ty trong các lĩnh vực hoạt động của Công ty.

Điều 11:  Nhiệm vụ

- Nghiên cứu tình hình kinh tế - thương mại khách hàng tiềm năng để phát triển các hoạt động của Công ty tại địa phương

- Theo dõi, đôn đốc thực hiện nghiêm chỉnh hợp đồng thương mại và dịch vụ Công ty đã kí tại địa phương

- Báo cáo định kỳ hoặc đội xuất (khi có yêu cầu ) với Công ty tình hình họat động của VPĐD.

- Thiết lập, tạo dựng hình ảnh tốt đẹp của Công ty tại địa phương.

- Quan hệ thường xuyên và chặt chẽ với các Phòng, Ban, tổ chức đơn vị kinh tế trực thuộc  Công ty để thực hiện tốt cam kết của Công ty với các đối tác.

- Được uỷ nhiệm giao dịch với các đơn vị và cơ quan hữu quan trong phạm vị của mình.

- Được chủ động trong nghiên cứu, tìm kiếm thị trường, đối tác.

- Được TGĐ uỷ quyền tuyển chọn và sử dụng lao động theo yêu cầu công việc

- Các nhiệm vụ khác Công ty giao.

 

 

 

Chương VI

Mối quan hệ công tác giữa các phòng ban

 

Điều 12: 

- Các phòng ban chức năng chủ động giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được phân công. Khi giải quyết công việc liên quan đến lĩnh vực Phòng ban khác, thì Phòng chủ trì  phải chủ động phối hợp, Phòng liên quan có trách nhiệm hợp tác, trường hợp có ý kiến khác nhau thì báo cáo TGĐ Công ty xem xét giải quyết theo quy chế làm việc Văn phòng Công ty.

 

Chương VII

Điều khoản thi  hành

 

Điều 13:  Sửa đội, bổ sung

Bản quy chế này gồm 07 chương, 15 điều. Việc sửa đổi, bổ sung, sữa đổi bản bản quy định này thuộc thẩm quyền Hội đồng quản trị Công ty và được ban hành bằng văn bản

Điều 14:  Xử lý vi phạm

Mọi cá nhân trong Công ty có quyền khiếu nại, tố cáo những hành vi vi phạm Quy chế. Việc khiếu nại, tố cáo và giải quyết được thực hiện theo quy định của Pháp luật, Quy chế của Công ty.

Điều 15: Ngày hiệu lực và trách nhiệm thi hành

1. Các Phòng, Ban của Công ty có trách nhiệm thi hành Quy chế này

2. Quy chế này thay thế Quy định tổ chức, hoạt động các Phòng ban Công ty trước đây

3. Quy chế này có hiệu lực từ ngày Hội đồng quản trị Công ty phê duyệt ban hành./

 

SIÊU THỊ NỘI THẤT

bhs-demo

 Nội thất Trường học

 bobantuvi1

Nội thất Hàng Sơn PU, Vernier

hpsct 4515

Nội thất tủ, bàn, ghế công nghiệp

tq11

 Ghế da cao cấp

tc314r

 Ghế Hội trường

 gl303

Ghế lưới

 

 

 

Liên kết

Quảng cáo

 

Nội thất


 

 

 

 

 

 

Trang chủ | Liên hệ
Công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà
25 Đại lộ Lê Lợi - Phường Lam Sơn - Tp Thanh hóa
Fax: (037) 855750 Điện thoại: (037) 852230